Todos (copropietarios, inquilinos, consejo de administración, ) quieren saber – y tener seguridad – si los recursos de gestión se están gastando correctamente , sin irregularidades, fraudes, desviaciones, etc. Son cosas importantes, en estos tiempos en que la sociedad exige transparencia.
La rutina administrativa habitual de un condominio sufre muchas veces de un aumento en la demanda de bienes y servicios considerados esenciales por los co-propietarios e inquilinos, el necesario mantenimiento y optimización de ascensores, sistemas de seguridad, fachadas y otros bienes, además de la creciente búsqueda por la valorización del patrimonio. Cuando esto ocurre, es natural que los costos de los condominios están bajo presión. En esta situación, la auditoría de condominio puede ser una solución para racionalizar los gastos y maximizar la transparencia. En este artículo entenderemos cómo se realiza la auditoría y en qué casos puede ser necesaria.
¿Cuáles son los tipos de auditorías para un condominio?
Por lo general solemos tener en cuenta solo la auditoría de emergencia del condominio , que es solicitada en la mayoría de los casos por los propios co-propietarios cuando se advierte un error o falla en la administración y se despierta el deseo de investigación. Sin embargo, esta auditoría es más costosa debido a su naturaleza de emergencia y termina sucediendo solo para encontrar a los culpables después de que ya se haya realizado una desviación. No es aconsejable, por tanto, dejar que los problemas se acumulen hasta el punto de que sea necesaria una auditoría de emergencia. Entonces, ¿qué hacer para evitar esta situación?
En una situación regular, la auditoría preventiva es una gran opción para cuando el condominio tiene un flujo muy grande de gastos e ingresos y la propia administración quiere asegurarse de que el presupuesto se esté gastando de la manera más productiva y eficiente posible. El intenso movimiento de dinero y cuentas naturalmente plantea la posibilidad de errores e incluso omisiones, hecho que puede causar daños al condominio en su conjunto. En la verificación de cuentas se preserva la transparencia financiera en beneficio de copropietario, inquilinos y administradores, resolviendo sospechas y encontrando soluciones a los gastos de racionamiento que se encuentran en exceso.
¿En qué situaciones se debe contratar una auditoría de condominio?
Administración deficiente
La mala gestión por parte de un gerente o un administrador suele tener dos causas comunes: mala fe o incapacidad administrativa. Por lo tanto, cuando comienzan a aparecer los signos de mala gestión, es hora de investigar para comprender la causa del problema. De todos modos, por mala fe o incapacidad, una mala gestión indica que los copropietarios e inquilinos deben juntarse y pensar en otra empresa o particular que los represente. Y el primer paso para certificar y recopilar evidencia de esto es contratar una auditoría.
Los signos más clásicos de mala gestión son el exceso de cobros extra, el condominio en mal estado, las facturas sin pago o incluso la falta de rendición de cuentas. Cuando una o más de estas señales han estado funcionando durante 6 meses o más, es el momento de contratar una auditoría de emergencia. Sin embargo, si estos signos se encuentran temprano, es posible solicitar una auditoría preventiva.
Origen de servicios y productos
Otro punto que debe ser analizado por los copropietarios e inquilinos es la rutina de los proveedores que son amigos del administrador, o alguien del administrador, o contratos siempre cerrados con familiares. Aunque no es un problema, es necesario demostrar que son las personas más adecuadas para el servicio o producto, tanto en precio como en calidad.
Malversación de fondos del condominio
Otra situación común es el uso de las finanzas del condominio para pagar gastos personales. En este caso, el administrador puede estar actuando de mala fe o padeciendo falta de organización, mezclando su dinero con el del condominio. En este caso, es posible que el administrador revise las cuentas y devuelva el dinero retirado de los fondos económicos, pero la situación causa vergüenza y el liquidador no siempre puede hacer una rendición de cuentas confiable. Por lo tanto, es una razón más para contratar una auditoría si el monto retirado del efectivo es alto y podría comprometer el presupuesto del condominio.
Otras formas de dañar el condominio se pueden tener en cuenta a la hora de contratar una auditoría, como acuerdos informales con morosos, descuentos para morosos o la contratación de servicios de emergencia sobrevalorados sin solicitar aprobación en la reunión condominio.
En todos los casos anteriores, la auditoría puede ser sumamente recomendable para evitar más pérdidas y aclarar posibles daños al condominio. Para comprender qué fraude se puede verificar en este proceso, lea detenidamente el tema a continuación.
¿Qué áreas se auditan en una auditoría de condominio?
Consiste en revisar los aspectos financieros, los ingresos, los egresos, la caja chica y el detalle del procedimiento utilizado para reponer los fondos gastados, las conciliacion bancarias, el estado de morosidad, y luego conciliar todo ello.
Asegurarse de que todos los gastos se encuentren respaldados por un documento legal, Factura, recibo de Compraventa.
En resumen:
Una Auditoría implica el ejercicio de revisar los siguientes puntos:
-Ingresos y Egresos
-Revisión de Fondo de Reserva
-Conciliación Bancaria
-Revisión de Inversiones
-Revisión de Cuentas por cobrar
-Verificar Cuentas por Pagar
-Revisión Laboral
-Revisión de Contratos
-Liquidaciones
-Revisión de Leyes Sociales
-Revisión de Finiquitos
Finalmente, se debe confeccionar el informe con la opinión del auditor, y que le servirá al condominio para ordenar y verificar su gestión o incluso, para iniciar alguna acción judicial, si se confirma la existencia de hechos punibles.
Informe de auditoría de condominio
Al final del análisis de las cuentas del condominio, la empresa auditora entrega un informe de auditoría del condominio. Este documento también se denomina comúnmente opinión de auditoría de condominio.
Con la ayuda de recursos tecnológicos, el profesional recopila toda la información adquirida durante la investigación. En el caso de las auditorías preventivas este proceso es constante y suele entregarse un informe mensual, trimestral, semestral o anual.
La auditoría de condominios es un gran aliado para el trabajo del liquidador, aportando transparencia y profesionalismo a la gestión del condominio.
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